Welke %@;-(!!! heeft dat in vredesnaam bedacht?
Bij Consyst lopen we regelmatig tegen situaties aan die de wenkbrauwen doen fronzen. Zo kregen we deze week een belletje van een klant die een nieuw verpleegoproepsysteem wil aanschaffen. Het enthousiasme spatte er in het telefoongesprek aan alle kanten vanaf. Men wilde écht innoveren en het dit keer helemaal anders doen. Er was vooraf goed nagedacht, de stuurgroep domotica bestond uit vijf mensen van verschillende disciplines die naast mandaat ook ruime tijd en een fatsoenlijk budget hadden gekregen om het nieuwe domoticaproject tot een succes te maken. Kortom: alle seinen stonden op groen. Totdat wij een dag later in onze mailbox de volgende formele aanvraag ontvingen:
” Vereisten zorgtechniek:
- Alle deuren en liften dienen te worden voorzien van dwaaldetectie en preventie tbv (toekomstige) leefcirkels.
- GSM-versterking en goede ICT in hele pand – voldoende om gekozen technologie goed stabiel te laten werken.
- Video-toezicht in alle gangen en algemene ruimtes.
- Locatiebepaling buiten middels GPS.
- Rekening houden met loze leidingen in verband met uitbreidingsmogelijkheden (inco, sensoren etc) in de toekomst.
- Techniek dient zo veel mogelijk door de zorg zelf in te stellen te zijn.
Op basis van prijs en kwaliteit wordt bepaald aan wie de opdracht wordt gegund.”*
Het is een beetje het verhaal van de klok en de klepel. Als je bovenstaande omschrijving los zou laten op de aanschaf van een nieuwe auto dan ziet de aanvraag er ongeveer als volgt uit:
“Vereisten nieuwe auto:
- Auto moet veilig zijn.
- Er moeten wielen, een stuur en een motor aanwezig zijn (voldoende om stabiel van A naar B te kunnen rijden).
- Parkeersensoren voor-en achter én achteruitrijcamera.
- Navigatie.
- Rekening houden met toekomstige technieken (zoals elektrische aandrijflijn, lidar en andere nog te ontwikkelen technieken) – voorzieningen hiervoor treffen in koetswerk.
- Onderhoud moet door klant zelf uit te voeren zijn.
Op basis van prijs en kwaliteit wordt bepaald aan wie de opdracht wordt gegund.”
Iedereen begrijpt dat het op deze manier voor een autoverkoper vrijwel onmogelijk is om met een goede aanbieding te komen. Welk merk, wel model en welke opties bied je aan? Zie hier de spagaat waar wij als leverancier van zorgtechniek vaak voor staan. En waar elke zorgorganisatie voor staat. Want hoe stel je nu een goede aanvraag op, zonder dat je vervalt in allemaal nietszeggende termen die uiteindelijk leiden tot appels en peren die niet te vergelijken zijn?
De oplossing is er, maar is niet simpel (anders was dit verhaal niet nodig**):
- Ga interdisciplinair werken en geef de gebruikers (zorgmedewerkers) de lead.
- Denk vanuit gewenste functies (en niet vanuit techniek) en werk vanuit een visie van hoe je met je cliënten en medewerkers om wilt gaan (wat moet techniek opleveren).
- Accepteer dat je onbekend onbekwaam bent en huur waar nodig/ mogelijk kennis in.
- Zorg voor top down commitment en bottom up draagvlak (iedereen betrekken en blijven betrekken).
- Stel haalbare (tussen)doelen en accepteer dat de ultieme oplossing niet bestaat:
Het is net als met de bouw van een huis, je leert elke keer bij en daarnaast zijn er continu nieuwe technieken en oplossingen die fantastisch lijken. Als je daarop blijft focussen verlies je het doel uit het oog: wat wil ik mijn cliënt en medewerkers bieden?
Meer weten hoe wij een traject aanvliegen en wat dit voor jouw organisatie op kan leveren? Neem dan contact op.
* de aanvraag was uitgebreider dan deze 6 punten, maar we hebben alle punten wel letterlijk overgenomen uit de aanvraag.
** Vrij vertaald uit: “Exploitatie en exploratie in de verpleeghuiszorg: een onderzoek onder bestuurders”. Klik hier voor het volledige rapport.